Q: OA ย่อมาจากคำว่าอะไร และหมายความว่าอย่างไร
A: OA ย่อมาจากคำว่า Office Automation แปลว่า สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง กระบวนการในการนำเทคโนโลยีต่างๆที่ทันสมัยมาช่วยบุคคลที่ทำงานในสำนักงานให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิธิภาพมากยิ่งขึ้น
Q: การสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องอาศัยปัจจัยใดบ้าง
A: 1)ปัจจัยด้านการจัดองค์การ
2)ปัจจัยด้านเครื่องมือเครื่องใช้ และอุปกรณ์
3)ปัจจัยด้านบุคคลากร
Q: จงบอกวัตถุประสงคื ข้อดี ข้อเสีย ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ มาเป็นข้อๆ
A: -วัตถุประสงค์
1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต
-ข้อดี
1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
-ข้อเสีย
1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูล ที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง
Q: หน้าที่ของ OA คือ
A: -กระบวนการนำเทคโนโลยีสาระสนเทศ มาประยุกต์ใช้ในงานสำนักงาน
-มีวัตถุประสงค์สำคัญคือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย เพิ่ม ความเร็ว
Q: เทคโนโลยีที่ OA นำมาใช้
A: -เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
-เทคโนโลยีโทรคมนาคม
Q: ข้อควรพิจารณาในการนำ OA มาใช้
A: 1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
Q: การรักษาความปลอดภัยของ OA
A: 1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม
2. จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์
3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต
4.ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory
5. ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ
6. ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ
Q:ปัจจัยที่ทำให้ OA ประสบความสำเร็จ
A: 1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร
เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง
2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมี
ประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้อง
พิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหนหรือเก่งเรื่องอะไรก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือเลือกคนให้เหมาะกับงาน
3.ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์
Q: อุปกรณ์ที่ใช้งานในสำนกงานอัตโนมัติ ได้แก่อุปกรณ์ใดบ้าง และอุปกรณ์เหล่านั้นมีหน้าที่การ ทำงานอย่างไร จงอธิบายคร่าวๆ
A:-เครื่องคำนวณเลข เป็นเครื่องใช้สำนักงานที่นำมาใช้ในการคำนวณตัวเลขต่างๆเพื่อให้การคำนวณได้ผลลัพธ์ที่มีความถูกต้อง
-เครื่องโทรศัพท์ เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติต่อสื่อสารกันซึ่งมีความสำคัญอย่างมากต่อการสื่อสารในปัจจุบันช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
-เครื่องโทรสารหรือแฟกซ์ เป็นเครื่องมือสื่อสารในสำนักงานที่ใช้ในการรับ-ส่งเอกสารจากต้นทางไปยังปลายทาง
-เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถจดจำข้อมูลและคำสั่งจากผู้ใช้เพื่อนำไปประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ
